谈谈数据驱动和报表在中小企业信息化软件设计的重要作用

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一、摘要

本文讨论数据驱动和报表在中小企业信息化软件中的重要程度,适合通用的信息化软件,更适合企业定制开发的信息化软件。

有很多因素会影响中小企业信息化软件成败,如:软件操作便利性,功能是否适用,能否提供企业管理者想要的数据等。在我看来,能否提供企业管理者想要的数据是信息化软件成败的关键。

二、数据驱动

1、何谓数据驱动

所谓数据驱动指根据需要的数据来反向构建信息化系统、业务模块,确保合理使用该信息化软件一定可以得到期望数据。区别于业务驱动、领域驱动,数据驱动更注重结果。

2、数据驱动核心
1)搞清楚要哪些数据

搞清楚部门领导、企业老板在日常办公、企业决策时需要哪些数据;更应关注不同角色用户对于相同业务需要的数据是否相同?以库存为例:仓管需要物料库存情况,物料每天进出情况;采购需要知道安全库存是否预警,是否需要备货;财务需要知道物料期初量、进出量和结存量;老板需要知道库存金额,快过期物料金额,原辅包材金额,周转率等。

需要哪些数据解决业务功能设计问题,即通过业务操作我们可以得到这些数据,为此软件应该:

  • 数据表中直接存储相关数据;
  • 数据表没有直接数据,可以根据其它数据计算得到;
  • 提供数据查看界面;
2)搞清楚数据颗粒度

不同人员对于同一数据其需要的颗粒度不一,比如:销售经理需要所有客户的销售情况,而市场经理只需要该市场客户销售情况。

需要数据颗粒度不一,解决业务功能数据权限问题,为此软件应该:

  • 同一数据查看界面,不同用户的筛选条件、查看数据量可以不一样;
  • 同一业务操作界面,市场经理只可审核该市场销售订单,销售经理却可以审核所有销售订单;
3)搞清楚哪些数据需要导入、导出

数据导入和导出往往会影响软件后台的数据库结构设计,通常我们用id(长整型)表示唯一识别符,但是需要导入和导出的地方,除ID标识符外还需要便于沟通交流的代码(如:产品代码,订单号,价格政策号、产品配送政策号等)

3、数据驱动验证
1)软件有没现成的报表可以查看;
2)软件能否导出一些基本数据,然后利用这些基本数据进行简单的分析、处理能否得到目标数据。

三、报表设计

数据驱动只是策略、方法,报表才是最终输出,基于数据驱动,软件必须能提供相关报表。好的信息化软件,其报表应该有下述4个特征:

1、数据穿透性

以仓储模块的物料每日进销存报表为例,其基本信息包括:仓库名称、物料代码,物料名称,期初库存,入库量,出库量,结存量。好的报表,入库量、出库量和结存量应该有穿透性,比如点击结存量,可以查看该物料对应指定仓库的出入库明细。

2、数据统计纬度综合性

以某时间段销售额为例,可能要查看:

1)该时间段销售总额;

2)该时间段不同市场、地区销售额;

3)该时间段不同产品销售额;

4)该时间段每天平均销售额;

5)该时间段每天销售额变动趋势;

好的报表应该在一个页面里可以查看上述不同维度的数据,如本例:设置不同时间段,不同统计纬度条件(按市场、地区汇总,汇总所有,按每天汇总,按每天+市场地区汇总等),可以实现不同条件下的数据输出。

更强大的话可以显示交叉报表,如:纵向显示不同市场地区销售额,横向显示市场地区下不同产品销售额。

3、报表数据权限控制

不同角色、不同用户应可以通过通过数据授权对同一报表可以看到不同数据。

4、报表可视化

通常我们说报表特指表格数据,随着数据可视化技术发展,报表展示应该更多地表格和图表结合,尤其是展示变化趋势、占比、对比更应使用图表。

四、小结

基于数据驱动思想,我们通过合理设计信息化软件系统、业务模块构成、UI交互操作,保证软件操作便利、功能适用、配置灵活的同时,可以提供丰富的报表数据,那么我认为该信息化软件会是个好产品!

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