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Excel 高级筛选的另类用法

时间:04-08来源:作者:点击数:

Excel 中的筛选想必大家都经常使用吧,它可以快速的在某一列当中筛选出符合条件的记录。

而其中的高级筛选,可能大家用的并不是很多吧!

但是,如果能用好它,可以大大提高我们的工作效率。

今天,我跟大家分享的是高级筛选的另类用法

❶ 提取出两个表格的共同项。

❷ 提取出两个表格的不同项。

下面就跟我一起来看看吧!

提取出两表的共同项

如下图,在表 1 中是我们平时记录的一张发票明细表:

表 2,是从网上导出来的表格:

现在想提取两个表格中都有的数据,以便我们作为本月的核账和记账的数据。

👉具体操作步骤如下:

❶ 先选择【表 3】工作表中的【A1】中的单元格,用于存放筛选出来的结果数据。

❷ 在【数据】选项卡中点击【高级】筛选按钮,调出【高级筛选】对话框,

❸ 点击【列表区域】选择【表 1】工作表中的数据区域,再选择【条件区域】选择【表 2】工作表中的数据区域。

❹ 点击【将筛选结果复制到其他位置】,此处选择【表 3】中的【A1】单元格,最后点击【确定】。

结果如下图:

最终,我们将两个表中共有的数据都筛选出来了,一共筛选出来 6 条相同的数据。

PS :在使用高级筛选的时候,各表中的标题名称需要一样!

如果将筛选结果放在一张新表中(比如,我们这里将筛选的结果放在【表 3】中),需要先将活动单元格定位在【表 3】中,然后调出【高级筛选】对话框,再进行后续操作!

另外,这里给大家稍微讲下函数做法,做下补充。

我们也可以用COUNTIFS计数函数来提取两表的相同项。

如下图:

在【表 1】中的【F3】单元格输入如下公式:

=COUNTIFS表2!A:A,'表1'!A3表2!B:B,'表1'!B3表2!C:C,'表1'!C3表2!D:D,'表1'!D3表2!E:E,'表1'!E3)

公式的意思是:

在【表 2】中统计【表 1】中每一个单元格出现的次数。

如果结果为 1,表示在【表 1】中的数据在【表 2】中有。

如果结果为 0,表示在【表 2】中没有。

最后筛选结果为 1 的数据,就是我们想要的共同项。

是不是看上去公式很长很长,如果列数比较多的话,那公式写起来还是挺麻烦的。

高级筛选只要点点鼠标就可以搞定啦!

提取出两表的不同项

上面,我们通过高级筛选筛选出两表相同的数据,那如何找出他们的不同项呢?

有的小伙伴们肯定已经想到了,隐藏的数据不就是它们之间没有的数据嘛?

如何把它们找出来呢?

我们还是以上面的为例,比如,我们想知道表 1 中哪些记录在表 2 中没有的。

👉操作步骤如下:

❶选中【表 1】中任意单元格,然后点击【数据】中的【高级】,调出【高级筛选】对话框,并选择【A2:E12】数据区域,

❷ 点击【条件区域】中的文本框,并选择【表 2】中的数据区域【A2:E12】。最后点击【确定】。

❸ 将筛选出来的数据的字体,设置成蓝色(只要跟原来的字体颜色不同就行)。

❹ 取消【高级筛选】,并设置为【筛选】。

PS:直接点击【筛选】按钮,就可以自动取消【高级筛选】功能了。

❺ 选择【按颜色筛选】中的【按字体颜色筛选】-【自动】。

最终的效果如下图:

其中,有 4 条记录与【表 2】中的数据不同:有可能是发票号码不同,也有可能是其他某些单元格不同。

当然我们用上面介绍过的Countif函数的做法也可以,把显示为 0 的单元格所在行筛选出来,就是我们想要的结果了。

知识扩展

学习了上面的高级筛选方法,我们可以轻松解决两表之间的差异情况,

但是,我们要是以超过 15 位数字身份证号码或者银行卡号等作为筛选条件的话,筛选出来的结果并不是我们期望的。

如下图,我们想以【E2】中的身份证号码为条件进行筛选,

我们按照上面的步骤把【列表区域】、【条件区域】都添加进来,之后点击【将筛选结果复制到其他位置】,并在【复制到】文本框中输入【F1】。

结果如下:

所有记录都被筛出来了。

这是咋回事呢?

原因就出在这个数字的位数上。

如果数字的位数超过 15 位的话,默认后面的数字都是 0。

这种情况下该怎么办呢?

其实解决办法也很简单,只要在身份证号码的后面加上一个星号(「*」),问题就解决了。

添加*的目的就是把数字强行变成文本。

这里的星号(「*」)是通配符。

当然,如果数据比较多的话,也可以用公式来批量添加:

公式如下:

=E2&"*"

用文本连接符(&)连接一个星号,因为星号是字符所以需要用双引号包围住。

我们再重新操作一下,把区域都添加进来:选择复制到【F4】单元格用来存放结果数据,最后点【确定】即可。

结果如下:

这样结果就正确啦!

写在最后

今天介绍了高级筛选的另类用法:

提取两表的共同项

提取两表的不同项

❸对于超过 15 位数字的号码筛选出错的解决方法。

你都学会了吗?

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